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[工具箱]集思广益的五种方法

更新时间:01-29 信息来源:Jay Sullivan


界定问题所在、分析问题发展方式、评估相对于问题解决所需成本的好处以及选择最佳解决方案时,分析能力发挥作用。到解决问题的倒数第二步时,我们已经集思广益地找到了许多可能的解决方案,这时就需要发挥创意

我最近参加了一场由Ruckus Marketing举行的集思广益会。Ruckus Marketing是一家网站设计公司,以自身创造出“专业匠心式颠覆”而感到自豪。第一印象非常重要。大多数企业都知道网站是他们给潜在顾客或客户的第一印象。因此需要确保网站不仅传播信息,还要彰显公司本身的精神。公司需要每隔几年更新甚至全面修改其网站,从而体现其不断进化的产品服务,同时突显其持续发展的核心理念。

一家中型培训和开发公司的七位高级主管出现在Ruckus位于曼哈顿中城区的办公室里,周围环境散发出既淡雅又炫酷的气息。除了他们,还有来自Ruckus的五位创意人才加入,包括公司创始人Alex Freidman(亚历克斯·弗赖德曼)和首席网站架构师Madelene Eng(玛德琳·安格)。

Ruckus团队向客户团队提出了核心问题,即网站应该如何运作以及公司会有怎样的用户体验基于他们在网站上如何操作。讨论表面上是关于基于技术的体验,但经过开放的集思广益过程,讨论迅速转变为有关该客户的本质——它如何看待自身,如何让互联网浏览者感知到它的自我形象以及如何以文本和图图像形式的信息形成对公司的感觉。

我曾经向法学院学生、营销专业人士、技术团队、内部审计师等各种受众讲授集思广益的技巧,而在现实生活问题解决情境中看到这些技巧落到实处让我受到震动。Ruckus的团队做了什么?

1. 确立基本规则。对于这几位主管在任何时候提出的问题,玛德琳(Madelene)都会为他们指出明确的方向。如果他们偏离轨道,玛德琳就会重申焦点。亚历克斯(Alex)规定每个问题的可用时间,设定闹钟按时响起,以便进行时间足够长的讨论,让参与者产生火花和激情,但又可以使讨论进入下一个问题。

2. 开诚布公。该客户小组在超大便利贴上写下对问题的回复,再读出所写的内容,这样可以让每个人都自由表达其他想法,是有效集思广益的基本要素。然后,Ruckus团队将所有想法都贴到墙上,剔除重复的内容。

3. 气氛轻松,避免批判。集思广益包括创意阶段和评估阶段。在创意阶段,参与者除了表达构思外,不会评论彼此的想法。参与者能够以“而且……”开头来表达构思。我们倾向于以“但是……”开头,其所接续的内容通常会指出某人所提想法为何偏离轨道或不凑效。“而且”是即兴喜剧的经典元素,在商业会议中同样能够发挥作用。任何集思广益会的负责人都要制止以三大扼杀构思措辞开头的评论,即:“我们之前尝试过了”、“这样做的成本会很高”以及“管理层不会支持的”。

4. 开始评估。把想法贴到墙上,开始整理和评估步骤。玛德琳(Madelene)和亚历克斯(Alex)引导该客户讨论哪些想法可以加以考虑、哪些是多余的、哪些实际上是另一些想法涵盖的其中一部分。当小组必须讨论哪些想法对其最为重要时,气氛会更加激烈。但正如有效的集思广益会所发生的那样,小组采用了公开讨论的形式,即以开放和信任(而非犹豫和防范)的态度触碰相互冲突的优先次序想法。

5. 迅速分享结果。在集思广益会结束时,团队会同时拥有两种感受——疲惫不堪又精神抖擞。他们在不久的将来或过程进展停滞时,需要重新审视自己的想法。负责人应该收集信息,并在会议结束后尽快分发给该公司。Ruckus团队的其中一位成员会在此过程中将数据录入到电子表格中;在会议结束时,该团队向客户提供包含构思的全部想法的文件。客户团队现在能够进一步反思收集到的信息以及以此为起点可以到达之目的地。

集思广益时的另一项挑战是认识到我们在这个过程中的优劣势。因为集思广益需要用到我们可以贡献的左脑和右脑功能。因为我们都倾向于利用左脑或右脑,所以我们往往希望停留在集思广益过程中自然而然又最为容易的那个阶段。明白到左脑和右脑贡献的重要性,对于成功的问题解决对话非常重要。